Thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhưng không có chức năng kinh doanh trực tiếp hay thực hiện các giao dịch kinh tế có thu nhập. Ưu điểm của văn phòng đại diện bao gồm khả năng tăng cường hiện diện và mở rộng mạng lưới, giúp doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng với khách hàng và đối tác tại các địa phương mới. Chi phí thành lập và vận hành văn phòng đại diện thấp hơn so với việc mở chi nhánh hay công ty con, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu thị trường mà không cần đầu tư lớn. Văn phòng đại diện còn hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động xúc tiến kinh doanh, kết nối đối tác và khách hàng, mặc dù không được phép thực hiện giao dịch kinh doanh trực tiếp. Ngoài ra, thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện cũng đơn giản và ít tốn kém hơn so với các loại hình khác như chi nhánh hay công ty con. Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện

I. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

*Căn cứ pháp lý:

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP;

*Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt Văn phòng đại diện.

*Cách thức thực hiện:

– Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh;

– Nộp qua dịch vụ bưu chính;

– Nộp qua mạng thông tin điện tử: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

*Hồ sơ gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.;

– Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu Văn phòng đại diện.

*Các bước tiến hành

Bước 1: Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện và lệ phí

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận

*Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

*Kết quả: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện

II. Các lưu ý quan trọng cần biết khi xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Nhìn chung, thủ tục thành lập văn phòng đại diện không quá phức tạp. Tuy nhiên, để hạn chế tối đa các phát sinh về chi phí và thời gian, trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

2.1. Trước khi thành lập văn phòng đại diện

Trước khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

Đặt tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải tuân theo quy định đặt tên tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:

Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “văn phòng đại diện”;
Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng cụm từ “công ty” hoặc cụm từ “doanh nghiệp”;
Tên văn phòng đại diện được viết theo bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số;
Ngoài tên tiếng Việt, VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.

Ví dụ: Văn phòng đại diện công ty TNHH Dịch vụ tư vấn ES tại Hà Nội.

Địa chỉ thành lập văn phòng đại diện

Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác và có đầy đủ thông tin như: số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường; huyện, quận, thị xã; tỉnh hoặc thành phố. Ngoài ra, địa chỉ đặt văn phòng đại diện công ty không được là nhà chung cư, nhà tập thể.

Kê khai thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện

Khi điền thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện phải cung cấp địa chỉ thường trú (theo CCCD/hộ chiếu) và chỗ ở hiện tại có đầy đủ số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố…;
Ngoài ra, bản sao y chứng thực CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện không được quá 6 tháng.

2.2. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện

Để văn phòng đại diện được hoạt động một cách hợp pháp thì sau khi có giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:

Treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu cho văn phòng đại diện. Biển hiệu phải đảm bảo đầy đủ các thông tin như: tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, tên cơ quan chủ quản.

Nộp tờ khai và lệ phí môn bài

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài nếu công ty thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện cũng được miễn lệ phí môn bài với thời gian tương ứng;
Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Lưu ý: Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

III. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của ESLaw

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về pháp luật, ESLaw tự hào mang đến dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện chuyên nghiệp, hiệu quả. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng Quý doanh nghiệp từ bước đầu chuẩn bị hồ sơ, hoàn tất các thủ tục pháp lý cho đến khi văn phòng đại diện đi vào hoạt động ổn định. Mọi khó khăn, thắc mắc của Quý khách hàng sẽ được giải quyết nhanh chóng và kịp thời. Hãy liên hệ ngay với ESLaw để được tư vấn chi tiết và nhận giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn!